文書化されていないノウハウは、AI検索を作る前に、判断した状況・手がかり・例外を記録する必要があります。AIで聞き取りや文章化を補助しても、内容の正しさと適用範囲は業務の専門家が確認します。
2026年9月7日時点の情報です。
記録がない知識と、探せない文書を分ける
既存資料の整理は正本・版の棚卸しで扱います。このページでは、まだ記録されていない判断を聞き出す手順を整理します。
熟練者へ聞く質問例
設備点検を題材にします。
機能追加・AIを組み込みたいについて相談するいまの業務システムは残したまま、機能追加・改修やAIの組み込みで手間を減らす受託開発。書類の読み取り、社内資料への回答、既存システムとの連携まで機能追加・AIを組み込みたいを見る →| 質問 | 記録したいこと |
|---|---|
| 直近で普段と違うと感じた場面は？ | 設備・状態・作業条件 |
| 最初に何を見たか？ | 音、数値、表示などの手がかり |
| 他の原因をどう除外したか？ | 確認順と判断理由 |
| その判断を使えない場合は？ | 適用外の条件 |
| 誰に確認し、何を記録したか？ | 承認・連絡・証跡 |
一般的なコツだけでなく、具体的な1件を聞きます。記憶が曖昧な部分は推測で補わず、記録や別の担当者へ確認する項目にします。
AIに任せるのは整理の草稿
聞き取り記録から、状況、判断、根拠、例外、未確認を分ける草稿を作れます。ただし、AIが読みやすくした際に条件を落としたり、聞いていない理由を補ったりしていないか確認します。元の発言や記録へ戻れる状態にします。
専門家確認の記入例
対象設備、適用する型番・工程、利用してよい場面、禁止・保留する場面、確認者、確認日を付けます。安全や品質に関わる手順は、未確認の草稿を現場手順として公開しません。
検索へ載せる段階
承認された記録だけを対象にし、旧版と廃止を区別します。資料を探すRAGと、技能を身に付けるOJTや動画は役割が違うため、手作業の感覚まで文章だけで伝えられると考えません。
成果の確認
記録した件数だけでなく、別担当者が適用条件を説明できるか、不足する例外を見つけられるかを確認します。技術習得や不良削減の効果は、測定していない段階では断定しません。人手不足への別角度の対応として、採用業務でAIを使う方法は採用業務でAIを使う方法で扱っています。
よくある質問
Q. AIがベテランの代わりにノウハウを作れますか？
自社固有の経験を事実として作ることはできません。聞き取りと整理を補助し、内容は専門家が確認します。
Q. 動画とRAGはどちらがよいですか？
動作や感覚を伝えるものと、文書の根拠を探すものでは役割が違います。知識の種類に合わせて組み合わせます。
自社の状況を整理して相談する
まず、記録したい判断、手がかり、適用外、元記録、専門家の確認を書き出してください。この記事に合う検討シートとAI相談用プロンプトで、未確認の項目を残したまま整理できます。シートを完成させる前でも、お気軽にご相談いただけます。
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